EMPRESA HUMANA S.A.S. POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONA
18 DE DICIEMBRE DE 2020
POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, Empresa Humana establece la siguiente Política General y Específica para el tratamiento y protección de Datos Personales en la organización.
EMPRESA HUMANA S.A.S., establecimiento de servicios identificado con NIT N° 900210286 – 5, se constituye como una empresa cuyo objeto social consiste en prestar servicios de consultoría de gestión, de apoyo a las empresas productoras de bienes y servicios, de apoyo a la educación en todos los niveles, y servicios de psicoterapia individual y de familia.
- DIRECCIÓN FÍSICA: Calle 106 # 58-27 oficina 310
- CORREO ELECTRÓNICO: conversemos@empresahumana.com.co
- PÁGINA WEB: http://p58.4f7.mywebsitetransfer.com/
- TELÉFONOS: 310 881 3657 / 310 216 3612
La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales por parte de EMPRESA HUMANA S.A.S., fortaleciendo el grado de confianza entre el Responsable y los Titulares con relación al tratamiento de su información; además, facilita informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales se aplica a todas las bases de datos y archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de EMPRESA HUMANA S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales.
- Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, puesto a disposición del Titular con el fin de informarle sobre el tratamiento de sus datos personales.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
- Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida una operación sobre las bases de datos o el tratamiento de los datos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
En materia de protección de datos personales se aplican los siguientes principios rectores:
5.1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
5.2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
5.3. Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o sin un mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
5.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se hará el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5.5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener, del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
5.6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
5.7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, más aquellos que les otorgue la ley:
6.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan a error; también sobre aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley.
6.3. Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le han dado a sus datos personales.
6.4. Presentar, ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
6.5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
6.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales cuando hayan sido objeto de tratamiento.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal, EMPRESA HUMANA S.A.S. recolectará la autorización previa e informada del Titular o su representante legal en el caso de los menores de edad, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
En las siguientes circunstancias no es necesaria la autorización:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
- Datos de naturaleza pública;
- Casos de urgencia médica o sanitaria;
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
EMPRESA HUMANA S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular y a sus representantes legales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas por la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular o representante legal.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información y comunicar, de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
- Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
- Exigir al Encargado del tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
9.1 Tratamiento de datos personales de Trabajadores.
EMPRESA HUMANA S.A.S. recolecta los datos personales de sus Trabajadores, que son calificados por la empresa como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa son:
- Cumplimiento de las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores o a las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes.
- Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.
- Cumplimiento de las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
- Gestión de las funciones desarrolladas por los trabajadores.
- Ejecución de las diferentes etapas de los procesos disciplinarios de la empresa y consultar memorandos, llamados de atención o cualquier tipo de sanción impuesta a los colaboradores.
- Contacto con familiares en casos de emergencia.
- Gestión y control a la nómina.
- Control del horario de los trabajadores y las horas extra que laboren.
- Control de incapacidades, ausentismos, licencias y vacaciones de los trabajadores.
- Control de las capacitaciones tomadas por los trabajadores.
- Almacenamiento de sus datos personales, incluidos los biométricos, en su página web como soporte de las actividades realizadas.
- Cumplimiento de los protocolos de bioseguridad aplicables a la empresa.
- Control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.
- Toma de imágenes y fotográficas necesarias para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados.
- Uso de datos biométricos de los trabajadores para fines comerciales relacionados con el objeto social de la empresa.
- Traspaso de información de los trabajadores a terceras entidades con las que la empresa mantenga una relación contractual, socios o consorcios y clientes, en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación profesional, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.
- Comunicación de datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y demás entidades para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.
- Transferencia o transmisión internacional de datos a países que proporcionen una protección similar a la de Colombia.
- Entrega de información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación y otros procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.
- Verificación, comparación y evaluación de las competencias laborales y personales de los empleados.
- Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras y otras entidades similares.
- Investigaciones internas con base en las quejas presentadas por empleados activos y no activos, terceros o los mismos colaboradores.
- Gestión de las denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.
EMPRESA HUMANA S.A.S. almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. A esta carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Talento Humano, con la finalidad de administrar la relación contractual entre EMPRESA HUMANA S.A.S. y el empleado.
EMPRESA HUMANA S.A.S. trata datos personales sensibles de sus trabajadores, como los datos de sus hijos menores de edad, con la única finalidad de registrarlos como beneficiarios del sistema seguridad social y parafiscales. Para los efectos de este Tratamiento se archiva la respectiva autorización que, en todo caso, será expresa y facultativa, indicando claramente los Datos Personales Sensibles objeto de Tratamiento y la finalidad del mismo.
Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por EMPRESA HUMANA S.A.S para los fines antes mencionados.
Terminada la relación laboral, EMPRESA HUMANA S.A.S. procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
- Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas.
EMPRESA HUMANA S.A.S. recolecta los datos personales de sus proveedores y contratistas, los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la empresa como de reserva, y en el caso de datos privados, solo los revelará con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los proveedores y contratistas de EMPRESA HUMANA S.A.S. serán:
- Gestión de las cuentas de cobro presentadas por los proveedores o los contratistas.
- Control de los aportes realizados al sistema de seguridad social por parte de los contratistas.
- Evaluaciones y selección de proveedores potenciales.
- Cumplimiento de aspectos tributarios y legales con entidades públicas y regulatorias.
- Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
- Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
- Procesos de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores y los contratistas.
- Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
- Verificación del cumplimiento del Sistema de Gestión integral de datos personales y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo por parte del proveedor o contratista.
- Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores o contratistas.
EMPRESA HUMANA S.A.S. solo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de EMPRESA HUMANA S.A.S. tendrá como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, EMPRESA HUMANA S.A.S. devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del proveedor o los contratistas con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
- Tratamiento de datos personales de los candidatos o aspirantes de procesos de selección.
EMPRESA HUMANA S.A.S. recolecta los datos personales de los candidatos o aspirantes de los procesos de selección adelantados por la empresa y los almacena en una base de datos, calificada como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los aspirantes de los procesos de selección adelantados por EMPRESA HUMANA S.A.S., son:
- Gestión administrativa interna y externa para la ejecución transparente del proceso de selección del personal.
- Envío de comunicaciones programadas por la empresa para realizar diferentes pruebas de selección.
- Corroboración de cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de selección.
- Verificación de referencias laborales, académicas y personales del aspirante.
- Vinculación del personal seleccionado.
- Estudios de seguridad y visitas domiciliarias.
Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante proporcione pasarán a formar parte de un “Banco de Talento” que la empresa, como Responsable, podrá tratar para actuales y futuros procesos de selección en los que el perfil del aspirante se adecue. Las bases de datos donde se almacena dicha información cuentan con las medidas de seguridad necesarias para garantizar la total seguridad de los datos suministrados durante el proceso de selección. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al que el aspirante autorice y al tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
- Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso.
EMPRESA HUMANA S.A.S. recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos, calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales se utilizan los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de EMPRESA HUMANA S.A.S. son:
- Ingreso a las instalaciones de la empresa solo de las personas que cuentan con la autorización de libre tránsito, y restricción del paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
- Garantía de seguridad en los ambientes vigilados.
- Generación de ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa.
- Cumplimiento de las obligaciones estipuladas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección, de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
- Tratamiento de datos personales de la Página Web y Redes Sociales.
EMPRESA HUMANA S.A.S. recolecta y divulga datos biométricos de sus trabajadores, colaboradores, contratistas y demás terceros a través de su página web y otras redes sociales. Dichos datos son almacenados en una base de datos calificada por la empresa como de reserva y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.
Las finalidades de uso de los datos personales contenidos en la página web y las redes sociales de EMPRESA HUMANA S.A.S. son:
- Gestión y trámite de los procesos de contratación con empresas aliadas.
- Publicación de soportes documentales donde se evidencian las actividades de capacitación, actualización y otras realizadas en las instalaciones de la empresa y fuera de ella.
- Publicación de los testimonios y experiencias de los clientes y empresas aliadas durante su relación con la empresa.
- Publicidad sobre la base de casos de éxito y reconocimientos alcanzados por trabajadores, colaboradores o la empresa en general.
- Presentación del Portafolio de los servicios y productos de la empresa.
- Divulgación de noticias, circulares, informes y demás reportes de interés para la comunidad de asociados y colaboradores.
- Trámite de las consultas, quejas o reclamos elevados por terceros y demás interesados, a través de la página web y sus redes sociales.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado a través de la página web y de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
9.6 Tratamiento de datos personales de estudiantes de capacitaciones activos o estudiando.
EMPRESA HUMANA S.A.S. recolecta los datos personales de sus estudiantes activos en las capacitaciones realizadas y los almacena en una base de datos, calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización de su Titular o cuando una autoridad competente lo solicite. En el caso de los estudiantes menores de edad, se contará con la autorización de su representante legal, recordando que la empresa realiza el tratamiento teniendo en cuenta que el manejo de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes solo es viable siempre y cuando se respeten los derechos fundamentales y el interés superior del que versa el artículo 42 de la Constitución Política de Colombia.
Los datos personales de los estudiantes activos y no activos de EMPRESA HUMANA S.A.S. serán utilizados con las siguientes finalidades:
- Desarrollo de los procesos de capacitación de titulares en colegios, universidades y empresas que los requieran.
- Reportes, actualizaciones y almacenamiento de la asistencia a las distintas capacitaciones en el lugar físico acordado o de manera virtual.
- Inscripción en cursos, eventos y actividades extracurriculares, como concursos, regalos, premios.
- Seguimiento y acompañamiento profesional continuo a estudiantes o titulares que tomen los cursos, capacitaciones y otros eventos ofertados por la empresa o en alianza con otras.
- Comunicación permanente entre los titulares y la empresa con fines netamente educativos o académicos.
- Conservación de la información de estudiantes inactivos con el fin de garantizar su derecho de consulta de Habeas Data.
- Realización de estadísticas internas e identificación de casos de éxito.
- Trámite de las peticiones, quejas y reclamos presentados por los titulares activos.
Adicionalmente, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 44 de la C.P.y de acuerdo con lo indicado por la Corte Constitucional en Sentencia T- 260 de 2012, a continuación, se indican algunas finalidades que, por tratarse de datos sensibles (imagen y voz), el otorgamiento de la autorización para su tratamiento es de carácter facultativo:
- Publicación y divulgación de las imágenes y voces de los titulares que son recolectadas en eventos, seminarios y actividades académicas, a través de fotografías o videos, de la página web, redes sociales, portafolios, manuales, cartillas, entre otros.
- Control de calidad y seguimiento de los encuentros o de las capacitaciones virtuales, cuando por situaciones especiales o acuerdos con las instituciones contratantes EMPRESA HUMANA S.A.S. no pueda ejecutar las capacitaciones de manera presencial.
- Salvaguardia y cuidado de la seguridad e integridad física de los estudiantes en el entorno académico.
Terminada la prestación del servicio, EMPRESA HUMANA S.A.S. procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido de los titulares y la documentación generada en desarrollo de la relación contractual en su archivo interno con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información contiene datos de carácter sensible.
- Tratamiento de datos personales de Registro de Videovigilancia.
EMPRESA HUMANA S.A.S. recolecta datos biométricos de sus trabajadores, contratistas, empresas aliadas y visitantes a través de sus cámaras de vigilancia y los almacena en una base de datos, calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de EMPRESA HUMANA S.A.S. serán:
- Seguridad en las instalaciones.
- Ambientes adecuados para el desarrollo de las actividades laborales en la empresa.
- Control de ingreso, permanencia y salida de empleados, contratistas y terceros en las instalaciones de la empresa.
- Salvaguarda de la seguridad y la integridad física de los trabajadores.
- Control y supervisión del cumplimiento de las funciones de los empleados durante la jornada laboral.
- Investigación y trámite a los procesos disciplinarios laborales que sea necesario adelantar.
- Seguridad de los visitantes y terceros que acudan a las instalaciones de la empresa.
Para cumplir con el deber de información que le corresponde al EMPRESA HUMANA S.A.S., como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a Siete (7) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
- TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
La empresa actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de datos personales. En el evento que la empresa decida realizar la Transferencia Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, EMPRESA HUMANA S.A.S. se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
De otro lado, cuando EMPRESA HUMANA S.A.S. decida realizar Transmisión Internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
EMPRESA HUMANA S.A.S. realiza tratamiento de datos personales de menores de edad, lo anterior en virtud de su trabajo, para ello, la empresa mantiene especial cuidado frente a las medidas necesarias para resguardar y garantizar, en todo tiempo, el respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, el cual reglamenta el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
Así mismo, el Código de Infancia y Adolescencia, en sus artículos 3° y 8°, consagra lo siguiente:
“(…) se entiende por niño o niña las personas entre los 0 y 12 años, y por adolescente las personas entre 12 y 18 años (…).
Se entiende por interés superior del niño, niña y adolescente, el imperativo que obliga a todas las personas a garantizar la satisfacción integral y simultánea de todos sus Derechos Humanos que son universales, prevalentes e interdependientes. (Código de la infancia y la Adolescencia, 2006)”.
Frente a la Protección de Datos Personales de niñas, niños y adolescentes, el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 establece:
“El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales (…). (Decreto 1377, 2013)”.
Finalmente, se ha entendido que (…) La educación es un derecho y un servicio de vital importancia para sociedades como la nuestra, por su relación con la erradicación de la pobreza, el desarrollo humano y la construcción de una sociedad democrática. (…). (Sentencia T-787, 2006)
En todo caso, EMPRESA HUMANA S.A.S. cumple con cada uno de los parámetros y requisitos indicados con anterioridad y solicita autorización para el debido tratamiento de los datos personales al padre de familia o Responsable Legal del menor de edad, el cual podrá otorgar la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Para asegurar el respeto de los derechos prevalentes de los menores de edad, EMPRESA HUMANA S.A.S. provee información y capacita a los Representantes Legales, tutores y profesores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales.
Así mismo, EMPRESA HUMANA S.A.S. informa acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
- PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado o quien se determine por estipulación a favor de otro, podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la empresa, área de gerencia. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: conversemos@empresahumana.com.co o a través de comunicación escrita radicada en la calle 106 # 58-27 of 310 de Bogotá D.C.
12.1. Consultas
Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de EMPRESA HUMANA S.A.S.; la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.
La consulta, una vez recibida por la empresa, será atendida en un término máximo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de EMPRESA HUMANA S.A.S. deba ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrá presentar reclamación ante EMPRESA HUMANA S.A.S., que será tramitada bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a EMPRESA HUMANA S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y la documentación que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que EMPRESA HUMANA S.A.S. reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará al Titular.
- Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.3. Contenido mínimo de la solicitud
Las solicitudes que presente el Titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado.
Los requisitos de la solicitud son:
- Estar dirigida de manera directa a EMPRESA HUMANA S.A.S.
- Contener la identificación del Titular (Nombre y documento de identificación).
- Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
- Expresar el objeto de la petición.
- Indicar la dirección de notificación del Titular, física o electrónica (e-mail).
- Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)
En el evento que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.
12.4. Requisito de procedibilidad
El Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.
12.5. Petición de actualización o rectificación
EMPRESA HUMANA S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la empresa, indicando la actualización y rectificación del dato y aportando la documentación que soporte tal petición.
12.6. Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato
El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.
Así también, el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a EMPRESA HUMANA S.A.S. la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad con la que fueron obtenidos.
- Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.
Tal supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular, en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por EMPRESA HUMANA S.A.S.
El derecho de cancelación no es absoluto y, por lo tanto, EMPRESA HUMANA S.A.S. podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:
- El titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculiza actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos son necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
- MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS
EMPRESA HUMANA S.A.S. se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez días hábiles de antelación a su entrada en vigor.
En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o específica, con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.
La presente Política rige a partir del 18 de diciembre de 2020.